Nếu vậy, đã đến bạn cần dừng lại, xem xét và thay đổi cách làm việc của mình.
Dưới đây là một số biện bạn có thể sử dụng để thoát khỏi khối lượng công việc quá tải.
Đề nghị giúp đỡ
Nhiều người nghĩ rằng, đề nghị giúp đỡ là yếu đuối hoặc chứng tỏ không đủ năng lực. Và họ cũng không thể từ chối khi được yêu cầu. Kết quả là công việc ngày càng thêm chồng chất khiến họ luôn trong tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và mối quan hệ với khách hàng.
Sẽ có đôi lúc nhiệm vụ thực tế của bạn không giống với mô tả trong tin đăng tuyển việc làm, nhất là trong khoảng thời gian bận rộn. Không ai trong chúng ta có thể luôn hoàn thành mọi việc một mình, không cần đến sự trợ giúp của người khác. Vì thế, yêu cầu sự giúp đỡ không phải là chuyện đáng xấu hổ. Ngược lại, sự hỗ trợ lẫn nhau khiến mối quan hệ đồng nghiệp được cải thiện tốt hơn.
Do đó, khi cảm thấy công việc của mình đang trong giai đoạn nước rút hoặc quá tải, hãy trao đổi với người quản lý hoặc đồng nghiệp của bạn và đề nghị sự giúp đỡ. Bạn sẽ giảm tải được khối lượng công việc và nhẹ bớt áp lực.
Lập lịch trình công việc
Một lịch trình hợp lý sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc quản lý thời gian làm việc hàng ngày của mình. Hãy lên lịch cụ thể, chẳng hạn: Thức dậy lúc 6 giờ (sáng), tập thể dục 20 phút, ăn sáng lúc 7 giờ, kiểm tra email lúc 8 giờ... cứ thế cho đến hết ngày.
Bằng cách đó, bạn sẽ hạn chế lãng phí thời gian vào những việc vặt vãnh hoặc vô ích, ví dụ như lướt mạng xã hội, nói chuyện phiếm… Điều quan trọng là bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình mà mình đưa ra. Kỷ luật bản thân luôn cần thiết để quản lý tốt mọi thứ khi công việc quá tải.
Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng
Nếu bạn thường xuyên bị quá tải trong công việc, hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, thay vì làm theo trình tự thông thường. Bạn có thể bắt đầu mỗi ngày - là thời điểm chúng ta sung sức nhất - với những việc quan trọng nhất của bạn. Dành ra khoảng 90 phút liên tục mỗi buổi sáng chỉ để hoàn thành những việc đó: Đừng trả lời email, điện thoại hay bận tâm đến các nhiệm vụ nhỏ nhặt khác. Bạn phải tập trung tối đa cho nhiệm vụ lớn nhất, khó khăn nhất trong khoảng thời gian này, và bạn sẽ thấy mình thoải mái, thư thả hơn sau đó.
Ủy quyền
Một trong những biện pháp hiệu quả để giảm tải khối lượng công việc là thực hiện ủy quyền. Thay vì tự mình gánh vác mọi trách nhiệm, hãy xem bạn có thể làm việc cùng ai để mang lại kết quả tốt nhất có thể. Nếu là người quản lý nhóm hoặc quản lý dự án, hãy cho giao nhân viên của mình những phần việc kém quan trọng hơn và bạn sẽ được giải phóng để tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất.
Điều này nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần cải thiện sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm của bạn, hướng họ đến mục tiêu chung với động lực mạnh mẽ hơn.
Không làm nhiều việc cùng lúc
Bộ não của chúng ta nói chung không được thiết để đa nhiệm, tức là không thể tập trung làm nhiều việc cùng lúc một cách hiệu quả. Làm nhiều hơn một việc trong cùng một khoảng thời gian sẽ khiến bạn phân tâm, dễ sai sót. Hậu quả là, chất lượng công việc bị ảnh hưởng và thậm chí thời gian cũng bị kéo dài thay vì rút ngắn như bạn tưởng tượng.
Vì vậy, hãy làm điều quan trọng nhất trước, sau đó chuyển sang mục tiếp theo trong lịch trình công việc của bạn.
Biết cách nghỉ ngơi
Để “chiến đấu” với khối lượng công việc quá tải, điều quan trọng là phải dành thời gian để nghỉ ngơi và hồi phục. Nhiều người bị thúc đẩy bởi áp lực nên cứ cắm đầu làm việc đến quên cả giờ giải lao, thư giãn. Điều này về lâu dài sẽ khiến bạn càng thêm mệt mỏi, kiệt sức. Do đó, bạn nên dành thời gian để đi dạo, tập thể dục nhẹ nhàng, thư giãn tâm trí với vài động tác yoga hoặc nếu có thể thì dành ra mười lăm hay ba mươi phút thiền định mỗi ngày…
Điều quan trọng không chỉ là thời gian nghỉ ngơi, mà còn cả chất lượng của việc nghỉ ngơi, nghĩa là bạn phải thực sự thoát ra khỏi công việc. Thỉnh thoảng để cho tâm trí của bạn trống rỗng là cách phục hồi năng lượng nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Trò chuyện, chia sẻ
Công việc quá tải thường xuyên có gây ra tình trạng căng thẳng, kiệt sức, tâm trạng tồi tệ. Do đó điều quan trọng là giải quyết nó ngay từ đầu, thay vì để nó tiếp diễn ngày này qua tháng khác.
Nếu áp lực lớn ảnh hưởng xấu đến sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn, có lẽ đã đến lúc bạn nên nói chuyện với ai đó thay vì đối phó với khó khăn một mình.
Nếu bạn không thoải mái khi tiếp cận với sếp, trước tiên hãy nói chuyện với đồng nghiệp, bạn bè hoặc một chuyên gia, người cố vấn đáng tin cậy trong lĩnh vực công việc của bạn. Họ sẽ cho bạn lời khuyên, kinh nghiệm quý giá hoặc nếu may mắn, bạn còn được họ hỗ trợ, san sẻ bớt khi công việc quá tải.