Theo Thông tư, cơ sở dữ liệu đăng kiểm phương tiện là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến phương tiện được tạo lập trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm định, kiểm tra, chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, xe máy chuyên dùng, tàu biển, phương tiện thủy nội địa, phương tiện giao thông đường sắt.
Các đơn vị kiểm định, kiểm tra, chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường cho phương tiện thực hiện tạo lập, cập nhật dữ liệu sau khi hoàn thành công tác kiểm định, kiểm tra, cấp giấy chứng nhận, hồ sơ đăng kiểm thông qua phần mềm do cơ quan quản lý dữ liệu đăng kiểm phương tiện quản lý thống nhất và cấp quyền sử dụng.
Trường hợp tàu biển được kiểm tra ở nước ngoài thì việc tạo lập, cập nhật dữ liệu được thực hiện trong thời hạn không quá ba ngày làm việc kể từ ngày đăng kiểm viên trở lại đơn vị.
Hệ thống thông tin dữ liệu đăng kiểm phương tiện giúp quản lý tập trung thông tin dữ liệu đăng kiểm phương tiện trong phạm vi cả nước; cung cấp các chức năng hỗ trợ hoạt động tạo lập, cập nhật, kết nối, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện.
Cũng theo Thông tư 28/2022/TT-BGTVT, cơ quan quản lý dữ liệu đăng kiểm phương tiện thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện phục vụ công tác quản lý nhà nước của ngành vào cơ sở dữ liệu dùng chung của Bộ GTVT.
Đối tượng được cung cấp, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện bao gồm: Các cơ quan phục vụ công tác quản lý nhà nước; Chủ sở hữu hoặc người quản lý phương tiện hợp pháp theo quy định của pháp luật; Các tổ chức, cá nhân khác khi có yêu cầu.
Có 4 phương thức chia sẻ dữ liệu: Thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Bộ GTVT; Kết nối trực tiếp giữa hệ thống thông tin dữ liệu đăng kiểm phương tiện và hệ thống thông tin của tổ chức sử dụng dữ liệu; Tra cứu thông tin trực tuyến trên Trang thông tin điện tử của cơ quan quản lý dữ liệu đăng kiểm phương tiện và Cung cấp thông tin dạng văn bản.
Ngoài ra, Điều 11 của Thông tư cũng quy định việc tạm ngừng kết nối, chia sẻ dữ liệu trên môi trường điện tử, trong các trường hợp như: Nâng cấp, mở rộng, bảo trì hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin; Trường hợp bất khả kháng làm gián đoạn kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc có ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống thông tin, sự an toàn dữ liệu; Cơ quan, tổ chức được kết nối, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện sử dụng không đúng mục đích, phạm vi dữ liệu đã nêu trong văn bản đề nghị kết nối, chia sẻ dữ liệu; Việc kết nối từ cơ quan, tổ chức được kết nối, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện được xác định có khả năng làm mất an toàn, an ninh.
Trường hợp việc kết nối không thể khôi phục do sự cố hoặc do điều kiện khách quan mà cơ quan quản lý dữ liệu đăng kiểm phương tiện không thể tiếp tục duy trì chia sẻ dữ liệu; Cơ quan, tổ chức, cá nhân được kết nối, chia sẻ dữ liệu đăng kiểm phương tiện không có nhu cầu tiếp tục kết nối và sử dụng dữ liệu Hoặc Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phù hợp với các quy định của pháp luật, cơ quan quản lý dữ liệu đăng kiểm phương tiện chấm dứt kết nối, chia sẻ dữ liệu.