Điều kiện và thủ tục phát hành hoá đơn doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề gì. Việt Luật sẽ tư vấn bạn đọc về vấn đề này thông quá bài viết sau đây.
Khái quát hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, lưu giữ, nhận và quản lý hoá đơn bằng phương tiện điện tử.
Điều kiện phát hành Hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau mới được phép phát hành hoá đơn điện tử:
- Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định, đáp ứng đủ điều kiện, có thành lập giao dịch điện tử với cơ quan thuế có thẩm quyền và thành lập giao dịch điện tử với ngân hàng.
- Doanh nghiệp đã có chữ ký số điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp có đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, mạng thông tin, địa điểm, xử lý, kiểm soát, bảo quản, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đội ngũ người thực thi thủ tục của doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ về trình độ, chuyên môn để đáp ứng yêu cầu trong hoạt động lập, khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
- Người có thẩm quyền trong doanh nghiệp tiến hành ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử. Sau đó, doanh nghiệp gửi quyết định qua cổng thông tin điện tử đến cho cơ quan thuế. Nội dung của quyết định áp dụng hoá đơn điện tử cần đáp ứng các nội dung cơ bản sau:
+ Tên các phương tiện điện tử, tên phần mềm ứng dụng mà doanh nghiệp dùng để thực hiện việc lập, khởi tạo hoá đơn điện tử.
+ Phương tiện điện tử ở đây được hiểu là là phương tiện hoạt động dựa trên kỹ thuật số, công nghệ điện, từ tính, điện tử, quang học, truyền dẫn không dây, điện từ hoặc những công nghệ, kỹ thuật tương tự.
+ Quyết định cần ghi rõ Bộ phận kỹ thuật/ Tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử và các phần mềm ứng dụng liên quan.
+ Trình tự, cách thức khởi tạo, lập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ doanh nghiệp
+ Trách nhiệm của từng bộ phận, văn phòng, cá nhân liên quan đến hoạt động khởi tạo, xử lý, lập, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử, luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp kể cả trách nhiệm của cá nhân tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Khởi tạo hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp sẽ tiến hành định dạng hóa đơn, thiết lập mọi thông tin cần thiết của người bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn, định dạng truyền – nhận một cách đầy đủ và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ trên phương tiện điện tử của cơ quan, tổ chức kinh doanh dịch vụ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
- Phát hành hóa đơn điện tử
+ Doanh nghiệp soạn thảo Thông báo phát hành hóa đơn điện. Sau đó gửi Thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thẩm quyền.
+ Doanh nghiệp tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu theo quy định.
+ Doanh nghiệp tiến hành gửi theo đường điện tử hóa đơn điện tử mẫu theo định dạng gửi cho người mua tới cơ quan thuế có thẩm quyền.
Lưu ý:
+ Khi bên bán bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải tiến hành thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, phương thức thức truyền nhận hóa đơn điện tử.
+ Doanh nghiệp có thể tiến hành khởi tạo hóa đơn, lập các loại giấy tờ cùng một lúc và nộp cùng lúc cho cơ quan thuế.
+ Đối với những doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in/ mua hóa đơn của cơ quan thuế sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng hoá đơn đặt in đến hết ngày 31/10/2020.
+ Đối với doanh nghiệp mới thành lập trong thời điểm từ 01/11/2018 đến 31/10/2020 và được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Dịch vụ tư vấn đăng kí phát hành hóa đơn điện tử của Công ty tư vấn Việt Luật:
+ Tư vấn cho doanh nghiệp các điều kiện để doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
+ Tư vấn về thành phần hồ sơ, thông tin liên quan để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử.
+ Trao đổi, cung cấp cho khách hàng thông tin cần thiết trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử.
+ Tư vấn cho doanh nghiệp các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan liên quan đến thủ tục thành lập, sau thành lập cho doanh nghiệp.
Trên đây là tư vấn của Công ty tư vấn Việt Luật về điều kiện, thủ tục phát hành hoá đơn điện tử. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung này cho doanh nghiệp có thể liên hệ Việt Luật để được giúp đỡ. Mọi thắc mắc bạn đọc vui lòng liên hệ hotline 0965.999.345 – 0983.908.709 Mr Quyết để được tư vấn giải đáp.