Các doanh nghiệp áp dụng cách tiếp cận hiện đại, hợp lý và hiệu quả hơn - hóa đơn điện tử để tương tác với khách hàng, giao dịch, cơ quan chính phủ và lưu trữ hồ sơ tài chính thay vì dử dụng hoá đơn giấy theo phương thức truyền thống.
Lợi ích của hoá đơn điện tử - Đối với đơn vị kinh doanh, tổ chức
Hóa đơn điện tử có thể giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả của quy trình kinh doanh. Quản lý hóa đơn giấy rất tốn kém và chủ yếu là công việc tốn thời gian. Theo tiêu chuẩn của Hackett Group, chi phí trung bình để xử lý hóa đơn giấy theo cách thủ công là khoảng 6,39 USD. Bằng cách triển khai giải pháp lập hóa đơn tự động, các tổ chức có thể cắt giảm gần 70% chi phí này, đồng thời giảm chi phí xử lý xuống còn khoảng 2 USD cho mỗi hóa đơn.
Hóa đơn điện tử giúp quản lý dòng tiền tốt hơn. Trong trường hợp hóa đơn điện tử, không cần phải in, scan và xử lý hóa đơn thủ công. Do đó, các công ty triển khai giải pháp điện tử nhận thấy vòng đời đặt hàng từ tiền mặt giảm đáng kể, điều này càng giúp hạn chế số lượng thanh toán quá hạn, giúp cải thiện tính năng động của các mối quan hệ với nhà cung cấp.
Hóa đơn điện tử giúp cải thiện độ chính xác và tuân thủ quy trình. Nhờ tự động hóa, số lượng lỗi do công việc thủ công được giảm đến mức tối thiểu.
Vì hóa đơn điện tử là một giải pháp hoàn toàn không cần giấy tờ nên góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững của các quốc gia khi quy trình giúp giảm lượng khí thải carbon, sử dụng nguyên liệu thô và vận chuyển.
Lợi ích của hoá đơn điện tử - Đối với cơ quan nhà nước
Ở góc độ cơ quan quan quản lý nhà nước, hóa đơn điện tử góp phần tăng cường sự minh bạch và đơn giản trong quản lý nhà nước về thuế. Việc lưu trữ và lập chỉ mục điện tử giúp các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý dễ dàng tìm và kiểm tra hóa đơn bất cứ lúc nào. Khả năng truy xuất nguồn gốc quy trình thanh toán giúp việc giám sát, gửi nhận tài liệu thanh toán được minh bạch rõ ràng, tránh trường hợp gian lận thuế.
Thách thức trong ứng dụng hóa đơn điện tử và khuyến nghị
Việc triển khai giải pháp hóa đơn điện tử khá phức tạp đặt ra không ít thách thức cho doanh nghiệp và chính phủ các nước.
Đầu tiên phải kể đến rào cản về kỹ thuật, để áp dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần có công nghệ, cơ sở hạ tầng mới cũng như cần có một khoản chi phí nhất định dành cho việc mua mới hay phát triển hệ thống hóa đơn điện tử, đây có thể là gánh nặng đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Số lượng nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử còn hạn chế, giải pháp chưa đồng bộ. Bên cạnh đó, việc phát hành hóa đơn điện tử cần tuân thủ tất cả các quy định tại địa phương và tiến tới là các tiêu chuẩn quốc tế. Đây có thể là quy trình phức tạp đối với doanh nghiệp.
Áp dụng hóa đơn điện tử là vấn đề của chính sách và công nghệ. Động lực đàng sau hóa đơn điện tử chắc chắn là luật pháp của các quốc gia và các quy định quốc tế. Do đó, về phía các cơ quan quản lý nhà nước, việc ban hành văn bản hướng dẫn, nâng cao chất lượng hệ thống thông suốt trên toàn quốc và hướng dẫn và khuyến khích các doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng hóa đơn điện tử và khuyến khích các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nâng cao chất lượng dịch vụ… là những việc cần được triển khai thường xuyên.
Về phía các doanh nghiệp, để bắt kịp với bối cảnh phát triển nhanh chóng này, các doanh nghiệp phải chuẩn bị và triển khai hóa đơn điện tử. Quá trình chuẩn bị này bao gồm việc tìm hiểu và cập nhật các yêu cầu về quy trình kinh doanh và kỹ thuật của hóa đơn điện tử và các tiêu chuẩn đang và sắp được triển khai, chọn nhà cung cấp dịch vụ, tích hợp hệ thống hiện tại và đào tạo hiệu quả các nhóm nhân viên về cách điều hướng và triển khai hệ thống mới.
